С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок обязаны оформлять транспортную накладную в электронном виде (ЭТрН). Использование бумажной формы там, где закон требует электронную, создаёт риск доначисления налога на прибыль, отказа в вычетах по НДС, штрафов и пеней.
Обязанность перейти на ЭТрН установлена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Этим законом внесены изменения в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и в ряд других нормативных актов.
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по умолчанию должна оформляться в электронной форме. Бумажный документ в общем случае теряет юридическую силу первичного учётного документа для целей налогового и бухгалтерского учёта.
Когда бумажная накладная всё же допустима
Закон предусматривает отдельные случаи, когда транспортная накладная может оформляться на бумаге. Подробный перечень таких ситуаций приведён в разъяснении «1С:ИТС».
Во всех остальных случаях применение бумажной формы после 1 сентября 2026 года юридически некорректно и повышает налоговые риски компании.
Риск исключения затрат из расходов по налогу на прибыль
Расходы для целей налога на прибыль должны подтверждаться первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Это прямо следует из п. 1 ст. 252 НК РФ и ч. 2, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Поскольку законодательство требует оформлять транспортную накладную в электронной форме, бумажный вариант в неразрешённых случаях может быть признан составленным с нарушением установленного порядка. Налоговая инспекция вправе исключить такие расходы из базы по налогу на прибыль как документально неподтверждённые.
Риск отказа в вычетах по НДС
Налоговые вычеты по НДС применяются на основании счетов-фактур (ст. 169, ст. 171 НК РФ). При этом транспортная накладная служит документом, подтверждающим факт оказания услуги, а принятие услуги на учёт — обязательное условие для вычета (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если после 1 сентября 2026 года компания использует бумажную накладную вне разрешённых случаев, возникает риск отказа не только в признании расходов по налогу на прибыль, но и в вычете НДС по соответствующей операции.
Чем грозит нарушение: штрафы и пени
Аннулирование расходов и вычетов по НДС может обернуться для компании прямыми финансовыми потерями:
- налоговая ответственность в размере 20% от суммы недоимки — ст. 122 НК РФ;
- пени за каждый день просрочки уплаты налога — ст. 75 НК РФ.
На сегодняшний день официальных разъяснений контролирующих органов по этому вопросу не представлено, поэтому компаниям стоит заранее проверить готовность к переходу на электронный документооборот с контрагентами и перевозчиками.
Что делать бизнесу до 1 сентября 2026 года
- Проверить, подпадают ли текущие маршруты и договоры под исключения, допускающие бумажную форму.
- Убедиться, что у перевозчиков и логистических партнёров настроен обмен электронными транспортными накладными.
- Заранее протестировать процесс формирования ЭТрН в учётной системе, чтобы избежать простоев в работе после 1 сентября.
- Зафиксировать во внутренних регламентах порядок работы с накладными для разных типов перевозок.
Если вы еще не успели подключить ЭПД — свяжитесь с нами. Наши специалисты проконсультируют вас и помогут настроить программу.
Источник: its.1c.ru
